ASR Nederland N.V. is aanspreekpunt voor de verwerking van persoonsgegevens door al haar merken, waaronder ASR Real Estate B.V.
Bezoekadres:
Archimedeslaan 10
3584 BA Utrecht
Postadres:
Postbus 2072
3500 HB Utrecht
Facebook Twitter (a.s.r.) WhatsApp: 0623889539 Telefoon: (030) 257 9111
ASR Real Estate B.V. (hierna te noemen bij de handelsnaam a.s.r. real estate) is onderdeel van ASR Nederland N.V. Wij gaan zo zorgvuldig mogelijk om met uw persoonsgegevens. Wij houden ons daarbij aan geldende (privacy) wet- en regelgeving.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die a.s.r. real estate van u verwerkt als u klant bent, als u onze website bezoekt of onze apps gebruikt of wanneer u contact opneemt met onze klantenservice. Deze verklaring is ook van toepassing in situaties waarin u bijvoorbeeld contact met a.s.r. real estate heeft gehad, maar geen klant bent geworden.
Wanneer u een huurovereenkomst, samenwerkingscontract, investering of andere (financiële) dienst bij a.s.r. real estate aanvraagt of aan ons verleent, vragen wij om uw persoonsgegevens. Deze gegevens verstrekt u aan ons via uw adviseur/bemiddelaar (hierna: adviseur) of rechtstreeks via bijvoorbeeld de website, e-mail of telefoon.
Welke gegevens we van u verwerken is afhankelijk van het contact dat we met u hebben:
Als u onze websites bezoekt, verzamelen we gegevens over uw bezoek aan onze site via cookies en onze cookie-instellingen.
Als u informatie bij ons opvraagt, vragen wij u uw contactgegevens op te geven zodat wij de informatie aan u kunnen sturen.
Als u klant wordt, hebben wij in ieder geval uw contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres en in sommige gevallen uw geboortedatum en geslacht) nodig. Deze gegevens gebruiken wij voor uitvoering van de overeenkomst die we met u hebben.
Als u via onze websites een klacht indient, vragen wij de persoonsgegevens op die nodig zijn om uw klacht in behandeling te nemen.
Als u klant bij ons bent, gebruiken wij uw bankrekeningnummer om betalingen te doen en te incasseren.
Daarnaast beschikken wij over uw inkomensgegevens als wij deze gegevens nodig hebben om te bepalen of u voor een huurwoning in aanmerking komt of om de huurverhoging van uw gehuurde woning te bepalen. Ook beschikken wij over uw inkomensgegevens als wij deze nodig hebben om te bepalen of u met ons een (erf)pachtcontract kunt aangaan of, in sommige gevallen, een commerciële ruimte kunt huren.
In sommige gevallen hebben wij ook uw burgerservicenummer (BSN). Dat is bijvoorbeeld het geval bij pachtovereenkomsten, waarbij wij de verplichting hebben dit nummer aan de grondkamer door te geven. Wij verwerken uw BSN alleen als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben.
Wij verwerken gegevens over het contact dat u met ons had om te kunnen zien:
We gebruiken deze gegevens om te zien waar we eerder met u contact over hebben gehad. Was het een vraag of een klacht of een advies? Dan kunnen we dit teruglezen in het klantdossier en u bij een volgend contact gerichter te woord staan.
Wij kunnen videobeelden maken met camera’s voor kentekenherkenning in onze parkeeraccomodaties. Daarnaast kunnen wij bewakingscamera’s gebruiken in en rondom onze woning-, bedrijfs- en winkelpanden en parkeeraccomodaties.
Bij onze zakelijke dienstverlening verwerken wij ook persoonsgegevens, namen van contactpersonen, aandeelhouders of UBO’s (‘ultimate beneficial owner’ oftwel ‘uiteindelijke belanghebbende’) of PEP’s (‘politiek prominent persoon’) van een bedrijf. Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme moeten wij vaststellen wie UBO’s of PEP’s van onze zakelijke klanten en onze leveranciers zijn.
In de meeste gevallen krijgen wij de gegevens rechtstreeks van u. Naast de informatie die wij van u krijgen, kunnen we ook gegevens van derden ontvangen en verwerken, bijvoorbeeld van de beheerder, belastingdienst, de Kamer van Koophandel en het Kadaster of andere (externe) partijen zoals marktonderzoeksbureaus. Ook bij een bezoek aan onze panden of parkeeraccomodaties kunnen wij persoonsgegevens van u vastleggen. We leggen in ons verwerkingenregister vast van welke bronnen we gegevens hebben ontvangen als deze bronnen bij ons bekend zijn.
Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn:
We gebruiken uw gegevens om contact met u op te nemen, te onderzoeken of u klant of zakenrelatie bij ons kunt worden of om wijziging(en) in uw overeenkomst door te voeren. We kunnen uw gegevens gebruiken om uw overeenkomst te beheren en vragen, klachten en financiële zaken af te handelen. Daarnaast gebruiken wij persoonsgegevens om incidentele transacties af te handelen, bijvoorbeeld kentekengegevens om parkeerkosten in rekening te kunnen brengen.
Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook om risico’s te verkleinen, bijvoorbeeld door:
We houden u graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of via social media. Of met gepersonaliseerde advertenties op apps en sites van andere partijen en social media. Ook daarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens.
Dit kunnen we doen door:
Wilt u liever geen persoonlijke aanbiedingen ontvangen? Geen probleem, u kunt zich op de website van a.s.r. real estate via de contactgegevens onder “Wie zijn wij” afmelden.
We gebruiken uw persoonsgegevens ook om onze producten en diensten te verbeteren. Dat doen we door ze te combineren en te analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën en betere oplossingen. Zo kunnen we met behulp van deze analyses:
Bij de opsporing van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik leggen we ook gegevens vast. Hiervoor kunnen we gegevens uitwisselen binnen a.s.r., met andere financiële instellingen of met externe onderzoekbureaus. Hierbij houden wij ons, voor zover van toepassing, aan het Protocol Verzekeraars en Criminaliteit en het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen (PIFI). Bij het PIFI zijn o.a. betrokken het Verbond van Verzekeraars, de Nederlandse Vereniging van Banken, de Stichting Fraudebestrijding Hypotheken, de Vereniging van Financieringsondernemingen in Nederland en Zorgverzekeraars Nederland. Indien er sprake is van een persoonlijk onderzoek in verband met een verzekering, dan houden we ons aan de regels uit de Gedragscode persoonlijk onderzoek. Om de veiligheid en integriteit van de verschillende labels binnen a.s.r. te bewaken, gebruiken wij een Centrale Gebeurtenissenadministratie. In deze database worden (persoons)gegevens opgeslagen die ten aanzien van bepaalde gebeurtenissen onze speciale aandacht vragen. Gegevens uit de Centrale Gebeurtenissenadministratie zijn alleen toegankelijk via onze afdeling Veiligheidszaken of andere daartoe geautoriseerde medewerkers.
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van één van de onderstaande wettelijke grondslagen:
Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens en nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om een passend beschermingsniveau te waarborgen.
We besteden veel aandacht aan een optimale beveiliging van onze systemen waarin persoonsgegevens worden opgeslagen. De veiligheid van ons dataverkeer houden wij 24 uur per dag in de gaten. Daarnaast worden onze processen zo ingeregeld dat alleen die medewerkers die toegang moeten hebben tot bepaalde systemen, daarvoor toegang krijgen.
We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Maar ook aan beveiliging van fysieke ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen. Wij hebben een informatiebeveiligingsbeleid en zorgen voor training van onze medewerkers op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Alleen geautoriseerd personeel kan uw gegevens inzien en verwerken.
Al onze medewerkers hebben de eed of belofte afgelegd. Medewerkers beloven of verklaren hierbij dat
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij gegevens mogen of moeten bewaren. In andere gevallen hebben wij zelf bepaald hoe lang wij uw gegevens nodig hebben. Wij hebben hiervoor een uitgebreid bewaartermijnenbeleid opgesteld.
Klantdossiers bijvoorbeeld bewaren we minimaal 7 jaar na het beëindigen van de relatie met a.s.r. real estate. Onroerend goed dossiers bewaren wij minimaal 10 jaar na het beëindigen van de relatie met a.s.r. real estate.
Mocht u hier specifieke vragen over hebben, dan kunt u contact met ons opnemen.
We verstrekken alleen persoonsgegevens aan derden als dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering van a.s.r.
Bent u, naast klant van a.s.r. real estate, klant van een van de merken (De Amersfoortse, Ardanta, Ditzo, De Europeesche Verzekeringen) die onder ASR Nederland N.V. vallen? Dan kunnen wij uw persoonsgegevens uitwisselen met één van de andere merken van ASR Nederland. Dit doen wij bijvoorbeeld voor een verantwoord acceptatiebeleid en om fraude te voorkomen en bestrijden.
Daarnaast kunnen we tussen de verschillende afdelingen van ASR Nederland gegevens uitwisselen voor de verwerking van uw aanvraag of om een overzicht te krijgen van de producten en diensten die u bij ons hebt. Daardoor kunnen we u beter van dienst zijn.
Mogelijk ontvangt u aanbiedingen voor andere producten van de merken die onder ASR Nederland N.V. vallen. Als u geen aanbiedingen voor andere producten wilt, kunt u dat bij ons aangeven.
Wanneer u een adviseur hebt, ontvangt u alleen berichten van ons in overleg met uw adviseur.
Soms zijn wij wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens door te geven aan de overheid. Denk daarbij aan de Belastingdienst, UWV, Politie, Justitie of toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als dat wettelijk is toegestaan kunnen wij de gegevens die nodig zijn voor de dienstverlening uitwisselen met uw adviseur. Soms hebben wij daarvoor uw toestemming nodig.
Daarnaast schakelen wij andere bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren die te maken hebben met de overeenkomst die u met ons gesloten heeft. Voor onroerend goed zaken zijn dit bijvoorbeeld een vastgoedmanager (beheerder), een makelaar, een taxateur, een notaris of een bedrijf dat onderhoud of reparaties verricht. Met deze partijen leggen wij afspraken vast om uw privacy te waarborgen.
Wij kunnen ook de verwerking van persoonsgegevens uitbesteden aan derde partijen. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van IT dienstverleners voor onderhoud en supportfuncties. Deze IT dienstverleners worden in de meeste gevallen beschouwd als verwerker, omdat zij geen zelfstandige zeggenschap hebben over de persoonsgegevens die in het kader van de dienstverlening door a.s.r. real estate aan de IT dienstverlener ter beschikking wordt gesteld. In die situaties blijft a.s.r. real estate verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van uw gegevens.
Voor een verantwoord acceptatie-, risicobeleid en om fraude te voorkomen, leggen wij uw gegevens vast in en raadplegen we het Centraal Informatie Systeem van Stichting CIS te Den Haag. Wij houden ons daarbij aan de regels van het CIS gebruikersprotocol.. Met verzekeraars aangesloten bij CIS kunnen we, onder strikte voorwaarden, onderling informatie uitwisselen via Stichting CIS. Meer informatie hierover vindt u op de website van Stichting CIS.
Als we gegevens delen met een dienstverlener in een land buiten de EER, dan maken we daarmee afspraken zodat we ons altijd houden aan de regels die daarvoor zijn afgesproken in de Europese Economische Ruimte. Wij maken dan gebruik van de Standard Clauses; dat is een door de Europese Unie goedgekeurde model waarin is overeengekomen dat er sprake is van een voldoende beschermingsniveau voor het beveiligen van persoonsgegevens.
U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen.
Wij stellen controlevragen of vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs* om u te identificeren.
Binnen vier weken ontvangt u een reactie van ons.
*Identiteitsbewijs
Bij het verstrekken van een kopie van uw identiteitsbewijs moet u uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) onzichtbaar maken. We raden u ook aan om op de kopie aan te geven dat deze kopie bestemd is om uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uit te oefenen..
In een aantal gevallen en onder voorwaarden heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen. Dit is het geval indien
Het recht om vergeten te worden, is geen absoluut recht.
Wij kunnen besluiten niet aan uw verzoek te voldoen en uw gegevens niet te wissen als uw verzoek niet gebaseerd is op één van de bovenstaande gronden, of (i) om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie te kunnen uitoefenen; (ii) om een wettelijke verlichting na te komen; of (iii) voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Als wij niet voldoen aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te laten wissen, informeren wij u over de redenen waarom wij niet aan uw verzoek zullen voldoen.
Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens niet meer door ons mogen worden verwerkt.
U heeft het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt voor de uitvoering van een overeenkomst die u met ons heeft gesloten of op basis van uw toestemming. Het gaat hier alleen om persoonsgegevens die wij van u zelf hebben ontvangen en niet om gegevens die wij van derden hebben ontvangen. Het doel van dit recht is om u in staat te stellen deze gegevens eenvoudig over te dragen aan een andere partij.
U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van ons gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigd belang van een derde. In dat geval zullen wij uw gegevens niet langer verwerken tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
U hebt het recht om u af te melden voor nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen over onze financiële diensten. In commerciële aanbiedingen vermelden wij altijd een afmeldmogelijkheid.
Onze medewerkers kunnen u bellen voor commerciële doelen. Wij houden ons hierbij aan de regels van het Bel-me-niet register. Op de website www.bel-me-niet.nl kunt u uw telefoonnummer afmelden voor commerciële telefoongesprekken en kunt u meer lezen over het Bel-me-niet-register. Blokkades in het Bel-me-niet Register gelden alleen voor bedrijven en organisaties waar u geen relatie mee heeft. Ook al bent u ingeschreven in het Bel-me-niet Register, dan mag u toch nog gebeld worden door bedrijven of organisaties van wie u klant bent (geweest) voor een vergelijkbaar product of dienst. (Bron: bel-me-niet.nl)
Voordat wij via e-mail met u communiceren vragen wij u toestemming daarvoor, tenzij u deze toestemming al eerder gegeven heeft. U kunt altijd een gegeven toestemming intrekken.
U kunt er voor kiezen om met ons te chatten, contact op te nemen via onze social-mediapagina’s zoals Facebook, LinkedIn en Twitter of via WhatsApp. Als u ons benadert via één van deze kanalen, bewaren wij de gegevens die u via deze kanalen aan ons verstrekt in een beveiligde omgeving. Om te kunnen reageren op persoonlijke vragen in uw social-mediabericht vragen wij in een persoonlijk bericht (direct message of e-mail) om uw contactgegevens met ons te delen. Wij kunnen dan controleren of we met de juiste persoon in gesprek zijn.
Op de gegevens die wij van u krijgen via deze platforms is deze privacyverklaring van toepassing. Het gebruik van social media is uw eigen verantwoordelijkheid. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de wijze waarop social-mediaplatforms omgaan met de door u verstrekte persoonsgegevens. We wijzen u erop dat veel social-mediaplatforms buiten de Europese Unie zijn gevestigd en gegevens opslaan buiten de Europese Unie. De privacywetgeving van de Europese Unie geldt dan meestal niet. We raden u aan om de privacyverklaring van deze social-mediakanalen te raadplegen voor meer informatie over de wijze waarop zij uw persoonsgegevens verwerken.
Wij maken profielen van onze klanten op basis van de gegevens die we verzamelen met als doel om deze gegevens te analyseren en op die manier inzicht te krijgen in (toekomstige) handelingen en voorkeuren. Daar kunnen we dan op inspelen. Bijvoorbeeld gerichte reclame/informatie sturen aan klanten op basis van het surfgedrag dat is gevolgd via tracking cookies. We houden ons hierbij aan wet- en regelgeving. Dit betekent o.a. dat we vooraf toestemming vragen als dat wettelijk verplicht is. Bijvoorbeeld in geval van profiling op grond van bijzondere persoonsgegevens.
De privacywetgeving is in beweging. Wij kunnen deze privacyverklaring dan ook aanpassen om up tot date te blijven. Wij doen dit bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze bedrijfsactiviteiten of in de wet of in de rechtspraak. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan een van onze websites. Wij zullen u ook actief informeren over wijzigingen in deze privacyverklaring door middel van een pop-up banner, mailof nieuwsbericht op onze websites.
Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van ASR Nederland N.V. Stuur een mail naar: privacy@asr.nl. Of een brief naar:
a.s.r.
T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Afdeling Integriteit
Postbus 2072
3500 HB Utrecht
Heeft u klachten over privacy dan kunt u die indienen in het klachtenformulier op onze website https://asrrealestate.nl/klachtenpagina.
Ook kunt u altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl tel. 0900-2001201).
Privacyverklaring geplaatst op de website www.asrrealestate.nl en voor het laatst aangepast 5 juni 20200